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對標對表 抓實單元檔案管理工作不斷升級換檔
發(fā)布日期:2024-07-19    作者:趙巧玲 楊俊峰    
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為貫徹落實西安分公司“效率、效能、效益”三效提升的精益運營管理變革,加強法務(wù)、審計、內(nèi)控、風(fēng)險管理“四位一體”的合規(guī)體系建設(shè),進一步提升西安分公司檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化,使公司各項經(jīng)營工作規(guī)范化、法治化、專業(yè)化。綜合管理部對標對表一流、學(xué)習(xí)先進經(jīng)驗,積極推進檔案管理工作,以高標準、嚴要求抓實各業(yè)務(wù)單元業(yè)務(wù)票據(jù)管理,進一步完善了公司檔案管理體系,加快了智慧檔案館建設(shè)步伐,使檔案管理工作在公司不斷升級換擋,為企業(yè)的發(fā)展注入強大動力。

創(chuàng)新理念領(lǐng)航 鑄就品質(zhì)標桿

西安分公司以創(chuàng)新理念為帆,領(lǐng)航檔案管理的新方向,聚焦往年檔案管理工作中存在的薄弱環(huán)節(jié),下決心、下功夫、下力氣真抓實改,不折不扣整改到位。一方面,通過精心策劃的檔案管理制度評審會,統(tǒng)一檔案管理團隊的思想與認知,為全員植入了深厚的證據(jù)意識與檔案管理意識,為檔案管理質(zhì)量的飛躍奠定了堅實基石。另一方面,強化檔案管理的組織架構(gòu)和人員配置,對經(jīng)營合同、托管公司、黨團資料、策略計劃等關(guān)鍵內(nèi)容實施了精細化的分類管控。全面梳理并制定了詳盡的檔案清單,確保每一份檔案資料都呈現(xiàn)出全面、真實、詳細、準確的特點,構(gòu)筑起檔案可追溯性與連續(xù)性的雙重保障。

對標對表 抓實單元檔案管理工作不斷升級換檔

精耕票據(jù)規(guī)范 壓實工作責(zé)任

西安分公司深入推行票據(jù)管理的規(guī)范化建設(shè)。隨著新檔案室的落成,公司特意指派專人負責(zé)對物流庫房及銷售單元的歷史票據(jù)與檔案進行系統(tǒng)梳理,特別是對外業(yè)務(wù)類檔案資料,確保每一份文件的準確性與完整性。一方面,綜合管理部嚴格對照文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表,加大收集力度,緊扣時間節(jié)點開展檔案的移交、接收工作。另一方面,緊密圍繞西安分公司經(jīng)營工作檔案管理需求,細分檔案品類,豐富檔案資源,切實加強西安分公司經(jīng)營業(yè)務(wù)檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性和有序性,務(wù)求工作實效。通過對檔案清單的逐一核對與確認,以及與各業(yè)務(wù)單元的積極溝通與指導(dǎo),不僅強化了檔案資料的管理,更實現(xiàn)了檔案管理的全面化、連續(xù)化與規(guī)范化。

對標對表 抓實單元檔案管理工作不斷升級換檔

革新管理流程 提升服務(wù)水平

西安分公司以流程優(yōu)化為引擎,驅(qū)動檔案管理服務(wù)向著更高效、更精準的方向疾馳。一方面精心修訂了《檔案管理制度》,覆蓋檔案生命周期的每一個角落,從收集、整理到歸檔,再到最后的利用,每一步都嚴格遵循標準與規(guī)范,確保檔案管理的精確無誤。另一方面開展了《檔案管理任職培訓(xùn)學(xué)習(xí)》與《國家保密法》等專業(yè)培訓(xùn),使公司各級檔案管理人員不僅將檔案管理的知識與技能內(nèi)化于心,更是成為業(yè)務(wù)精湛、服務(wù)意識強烈的檔案守護者。同時,建立了電子目錄與電子檔案管理,為檔案管理插上了智慧的翅膀,使得查詢與利用檔案變得輕松自如,極大地提升了工作效率,也有效降低了管理成本,為檔案管理帶來了革命性的變化。

優(yōu)化安全體系 筑牢信息堡壘

西安分公司為構(gòu)筑檔案管理安全防線,確保每一份檔案信息固若金湯,在檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施上下足功夫。增設(shè)先進的存儲設(shè)施,配備齊全的消防與防蟲設(shè)備,為檔案的安全存儲提供了堅實保障;精益求精,建立完備的安全管理制度;檔案室內(nèi)監(jiān)控設(shè)施的全面覆蓋,對檔案室進行持續(xù)而嚴密的監(jiān)控與維護,使得任何潛在的安全隱患都無所遁形,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)即刻被高效處理,立體化的安全保障體系,不僅為檔案管理工作的順利進行提供了有力支持,更以實際行動詮釋了“安全至上”的管理理念。